Règlement Intérieur

Adopté par le Conseil d’administration du 17 janvier 2011, révisé lors de l'AG du 29 mars 2016 ( à partir de 2017, le tarif d'adhésion ne comportera plus de droit d'admission. Le tarif modulé est fixé lors de chaque AG pour l'année suivante)

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1. Adhésion



1.1 Membre adhérent

Conformément à l’article 6.1 des statuts, toute personne physique qui s’intéresse à la veille et à l’information sur les enjeux des nanosciences et des nanotechnologies peut se joindre à l’Avicenn comme membre adhérent.

1.2 Membre associé

Conformément à l’article 6.2 des statuts, toute personne morale dont l’objet social lui confère des compétences en matière de veille ou d’information scientifique ou technologique peut adhérer à l’Avicenn comme membre associé.


2. Contrat d’adhésion



Les relations entre le membre et l’Avicenn sont concrétisées par un contrat conclu pour une durée indéterminée, qui entraîne l’adhésion de la personne à l’Avicenn dans les conditions et limites prévues dans les statuts de l’Avicenn. Toute personne qui adhère à l’Avicenn s’engage à respecter les dispositions des statuts de l’Avicenn, de son règlement intérieur et du contrat qu’il a conclu avec l’Avicenn. Le membre associé s’engage à informer sans délai l’Avicenn de toute modification intervenant dans sa situation juridique, notamment de toute cession, fusion, changement de dénomination sociale et changement de siège social. Il informe également sans délai l’Avicenn de l’ouverture de toute procédure collective à son égard.

2.1 Demande d’adhésion

La personne qui demande son adhésion doit rédiger une demande d’adhésion motivée et une déclaration d’intérêt selon le modèle proposé par l’Avicenn. Outre la preuve de son identité (extrait Kbis pour les personnes morales) et son adresse postale, le demandeur doit fournir une adresse de courrier électronique valide pour ses échanges avec l’Avicenn. Cette demande d’adhésion doit être adressée datée et signée par le demandeur. Toute demande d’adhésion incomplète ou non signée ne sera pas prise en compte.

2.2 Notification d’adhésion

Après approbation de la demande d’adhésion par le Conseil, l’Avicenn adresse au demandeur une notification d’adhésion qui précise la date d’effet de l’adhésion sous condition suspensive du paiement des droits d’admission et de la cotisation pour l’année en cours. Elle indique le mode de calcul des droits d’adhésion, du montant de la cotisation et la périodicité des règlements.

2.3 Cadre contractuel

Le cadre contractuel de la relation entre le membre et l’Avicenn est formé des documents suivants : • Les statuts de l’Avicenn, • Le règlement intérieur de l’Avicenn, • La demande d’adhésion, • La déclaration d’intérêt, • La notification d’adhésion, • Et les éventuelles conventions particulières.

2.4 Incessibilité du contrat

Le contrat passé entre le membre et l’Avicenn ne peut être cédé à un tiers. Il est résilié de plein droit par l’Avicenn notamment dans les cas définis à l’article 6.4 sans qu’ils constituent une liste exhaustive.


3. Qualité d’adhérent



Le contrat d’adhésion passé entre l’Avicenn et une personne physique donne à cette dernière la qualité de membre adhérent de l’Avicenn. Le contrat d’adhésion passé entre l’Avicenn et une personne morale donne à cette dernière la qualité de membre associé de l’Avicenn. La qualité de membre de l’Avicenn se perd notamment par démission, résiliation du contrat ou radiation.


4. Participation aux assemblées générales



Chaque membre de l’Avicenn peut participer aux assemblées générales à condition d’être à jour de ses cotisations. Chaque membre adhérent dispose d’une voix délibérative et chaque membre associé dispose d’une voix consultative.

4.1 Assemblée générale électronique

Conformément à l’article 7.4 des statuts, l’ensemble des membres peut être consulté par courrier électronique.

La consultation comprend quatre phases :

1. Envoi d’un courrier électronique à l’ensemble des membres. Ce courrier comporte les éléments nécessaires à la prise de décision, la (les) proposition(s) de résolution et un bulletin de vote.
La consultation peut être annulée par la demande, dans les 48 heures, par au moins un tiers des membres adhérents, d’une convocation de l’assemblée générale.

2. Vérification par comptage des accusés de réception de l’acheminement du courrier électronique à l’ensemble des membres. Les retours d’adresses en erreur valent accusé de réception après un second envoi à l’adresse vérifiée dans les fichiers de l’Avicenn. La participation à la consultation vaut accusé de réception.

3. Dépouillement des courriels reçus, 72 heures après que l’ensemble des accusés de réception aient été reçus.
4. Envoi des résultats de la consultation par courrier électronique à l’ensemble des membres.

4.2 Pouvoir et représentation



A l’exception des membres associés tels que définis à l’article 6.2 des statuts, tout membre de l’Avicenn, à jour du paiement de ses cotisations, peut se faire représenter en Assemblée générale par un autre membre adhérent de l’Avicenn, à jour de ses cotisations, en lui donnant pouvoir en bonne et due forme. Un membre adhérent de l’Avicenn, à l’exception des membres du Bureau, peut représenter au maximum deux autres membres de l’Avicenn. Tous les pouvoirs en blanc sont réputés avoir été donnés au président, en faveur des résolutions proposées au vote de l’assemblée générale par le Conseil d’administration.


5. Fonctionnement du Bureau



5.1 Rôle du (de la) président(e)

Il (elle) est le (la) représentant(e) légal(e) de l’Avicenn et représente l’Avicenn en justice et dans tous les actes de la vie civile. Assisté(e) du Conseil, il (elle) anime l’Avicenn, coordonne les activités et préside l’Assemblée générale.

5.2 Rôle du (de la) trésorier (ère)

Il (elle) a pour mission de gérer les finances et de tenir la comptabilité de l’Avicenn. Il (elle) tient les livres de comptabilité, encaisse les recettes, règle les dépenses, propose le budget, prépare les comptes de résultat et le bilan en fin d’exercice. Il (elle) doit rendre compte à l’ensemble des membres réunis en Assemblée générale et chaque fois que le Conseil lui en fait la demande. Après la clôture des comptes, il (elle) soumet à approbation de la plus prochaine Assemblée générale. Il (elle) dispose d’une délégation permanente de signature sur les engagements financiers de l’Avicenn.

5.3 Rôle du (de la) secrétaire

Le (la) secrétaire assure la correspondance de l’Avicenn, tient à jour le fichier des membres, archive les documents importants, conserve les contrats d’adhésion et les conventions spéciales, tient les registres réglementaires, notamment le registre spécial pour la modification des statuts et changement de composition du Conseil. Il veille au respect des déclarations réglementaires ou administratives.

5.4 Réunions du Bureau

L’ordre du jour est fixé par le président. Le Bureau se réunit au moins une fois par trimestre et chaque fois qu’il est convoqué par son président ou sur demande écrite, adressée au Président de l’Avicenn, d’un tiers de ses membres. La présence de la moitié plus un des membres du Bureau présents ou représentés par un membre du Bureau est nécessaire pour la validité des délibérations. La recherche d’un consensus est de règle. En cas d’impossibilité à trouver ce consensus, il est procédé à un vote à la majorité de deux tiers des membres présents ou représentés. En cas de désaccord persistant, la question examinée est transmise pour décision à la plus proche réunion du Conseil. Il est tenu procès-verbal des séances. Les procès-verbaux sont approuvés lors de la réunion suivante.


6. Participation aux frais d’organisation et de fonctionnement



6.1 Droits d’admission

Les droits d’admission sont acquittés par le membre lors de la conclusion du contrat. Ils sont calculés sur la base des frais engagés par la procédure d’adhésion sans pouvoir être inférieurs à 30 euros. Ils sont immédiatement exigibles.


6.1 Cotisation

Toute membre est tenu de s’acquitter d’une cotisation annuelle qui ouvre notamment l’accès à l’ensemble des publications produites par l’Avicenn. Il est proposé aux membres de régler leur cotisation annuelle à l’aide d’un prélèvement automatique. Dans ce cas, la cotisation pourra être prélevée par fractions trimestrielles. Pour toute année commencée, elle reste due dans sa totalité, quelle que soit la date d’adhésion ou de démission, résiliation ou radiation du membre concerné.

6.2 Membre adhérent

Conformément aux statuts, le montant de la cotisation annuelle est fixée par le conseil d’administration; elle est due pour l’année en cours quelle que soit la date de l’adhésion, de la résiliation ou de la radiation.

6.3 Membre associé

Conformément aux statuts, le montant de la cotisation annuelle est fixée par le conseil d’administration sans que son montant puisse être inférieur au montant de la cotisation fixée pour un membre adhérent. La cotisation est due pour l’année en cours quelle que soit la date de l’adhésion, de la résiliation ou de la radiation.


7. Tenue des réunions statutaires



Les réunions statutaires sont convoquées par le président, par courrier électronique au moins 10 jours avant leur tenue. Une feuille de présence est complétée et paraphée par chaque membre présent. Le membres présents votent à main levée, sur simple demande d’un membre, les votes ont lieu à bulletin secret. Le procès verbal de l’Assemblée générale est adressé, par courrier électronique, à tous les membres de l’Avicenn dans un délai de 30 jours ouvrés. Il est ensuite publié sur le site institutionnel de l’Avicenn. Le projet de procès-verbal des réunions de Conseil d’administration et de Bureau sont adressés aux participants au moins 5 jours ouvrés avant la tenue de la réunion suivante. Ils sont ensuite publiés sur le site institutionnel de l’Avicenn. En cas de consultation par correspondance électronique, le délai de réponse est fixé dans le courrier électronique décrivant la consultation. Il ne peut être inférieur à 3 jours ouvrés.


8. Délégations



Le Conseil d’administration peut déléguer un membre adhérent pour représenter l’Avicenn en tant que de besoin. Ce mandat ne peut être que spécial et à durée déterminée. Le(la) président(e) représentera le cas échéant l’Avicenn pour agir en justice et dans tous les actes de la vie civile. L’éventuel(e) délégué(e) désigné(e) par le Conseil d’administration pour administrer les services de l’Avicenn dispose d’une délégation permanente de l’autorité d’employeur sur les salariés de l’Avicenn. Il (elle) rend compte de l’exécution de son mandat à l’assemblée générale et au conseil d’administration chaque fois qu’il en fait la demande.

9. Travaux de l’Avicenn



Les travaux de l’Avicenn visent à produire une information complète, pluraliste, accessible au public, sur les enjeux des nanosciences et des nanotechnologies. Pour ce faire, l’Avicenn met en oeuvre, à travers ses membres, une veille scientifique et technique dont les résultats sont publiés régulièrement sur un site internet dédié.

9.1 Fonctionnement

Les membres, le conseil d’administration, le bureau et l’équipe permanente assurent ensemble la constitution collaborative d’une information pluraliste et mutualisée. Pour faciliter la participation collaborative de ses membres, l’Avicen utilise au mieux les moyens numériques et les téléconférences. L’association vise une gestion équitable entre bénévolat et missions rémunérés.

9.2 Participation aux travaux

Les membres mutualisent leurs connaissances, compétences et activités de veille afin de faire des enjeux des nanotechnologies une affaire publique. Les membres contribuent librement à la veille et à la construction collective de toutes les formes d’informations réalisées par l’association. Les membres considèrent comme une obligation la participation à la veille et aux réunions statutaires. Les membres s’engagent à participer régulièrement aux travaux de l’Avicenn, soit : Par la production ou la participation à la production • d’articles et d’analyses destinés à être publiés par l’Avicenn, • Par la relecture, avant publication, des ouvrages et des articles destinés à être publiés par l’Avicenn, • Par la participation aux comités de lecture des publications de l’Avicenn, • Par la participation aux réunions et échanges de courriers électroniques visant à permettre la continuité des activités de l’Avicenn, • Par la participation à l’organisation d’évènements organisés ou co-organisés par l’Avicenn. Les participations des membres seront évaluées en temps engagé et productions associées et tracées dans un registre d’entraide.
Une communication en sera faite en Assemblée générale, et annexée aux comptes annuels.

9.3 Missions

Des missions peuvent être confiées à un membre; elles sont obligatoirement précisées dans une lettre de mission approuvée par le Conseil d’administration et portées à la connaissance de l’assemblée générale. Au-delà de douze journées de bénévolat par an, encadrées par une (des) lettre(s) de mission, les membres adhérents peuvent être dédommagés selon un barème fixé par le Conseil d’administration et porté à la connaissance de l’Assemblée générale.

9.4 Equipe permanente

L’Avicenn peut se doter d’une équipe permanente afin d’assurer une continuité de son activité. Elle est dirigée par le Délégué désigné conformément à l’article 11 des statuts.
[modifier] 10. Composition du(des) réseau(x) de l’Avicenn

L’Avicen anime un (des) réseau(x) composé(s), sans que cela soit exhaustif, de : • Membres adhérents ; • Membres associés ; • Correspondants des réseaux France, Europe et International

• Experts sollicités comme relecteurs, rédacteurs, informateurs ou intervenants pour débats ; • Abonnés aux listes de diffusion ; • Utilisateurs des services et produits de l’Avicenn.

11. Conventions



L’Avicenn n’a pas vocation à fournir de prestations particulières à ses membres; cependant des conventions particulières peuvent prévoir un échange en industrie dans le respect des textes législatifs et réglementaires en vigueur. Les conventions doivent être validées par le Conseil d’administration. Elles sont gérées par le Délégué ou à défaut par le Bureau.

12. Démission ou résiliation du contrat d’adhésion



Le membre peut résilier son contrat d’adhésion ou démissionner de l’Avicenn à tout moment à condition d’en avertir l’Avicenn par correspondance postale ou électronique avec accusé de réception : • Au moins 5 jours à l’avance pour les membres adhérents ; • Au moins 30 jours à l’avance pour les membres associés.

13. Radiation par l’Avicenn



Le contrat d’adhésion est résilié de plein droit par l’Avicenn : • Dans les 2 mois, lorsque le membre n’a pas réglé sa cotisation après un rappel par courrier recommandé resté sans effet; Lorsque le membre n’a pas participé • activement aux travaux de l’Avicenn pendant une période continue de 12 mois; • Lorsque le membre contrevient à une disposition des statuts ou du présent règlement intérieur; • Lorsque le membre s’est exprimé publiquement au nom de l’Avicenn sans mandat du Conseil d’administration ou de l’Assemblée générale; • Lorsque le membre associé transfère, cède ou cesse son activité ou lorsqu’il est absorbé par une autre entité; • Lorsque le membre associé fait l’objet d’une procédure judiciaire; • Lorsque qu’une notification de non-distribution des courriers électroniques adressés au membre parvient régulièrement à l’Avicenn.

14. Modifications du règlement intérieur



Le présent règlement intérieur est établi par le Conseil d’administration en conformité avec l’article 14 des statuts de l’Avicenn. Il peut être modifié par le Conseil d’administration sur proposition du Bureau. Cette modification ne prend effet qu’après avoir été porté à la connaissance de l’Assemblée générale.

15. Publicité du règlement intérieur



Une copie du règlement intérieur est adressée à tous les membres de l’Avicenn par courrier électronique avec le procès-verbal de l’Assemblée générale qui en a pris connaissance. Dans les mêmes délais, il est publié sur le site internet institutionnel de l’Avicenn.
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